Remica ha decidido emprender un proyecto de optimización de recursos en la parte de gestión que concierne los procesos documentales, adoptando la factura electrónica. Este proyecto entra en línea con su preocupación de servir y satisfacer a sus clientes, coherente con sus objetivos de eficiencia y de reducción de su impacto sobre el Medio Ambiente.

Madrid, primavera de 2010. El equipo de Yolanda Asensio, del departamento informático de Remica, se reúne con motivos de una comunicación por parte de la Administración sobre fechas límites de adopción de un formato XML-Facturae para toda organización que tenga que enviar facturas a clientes del sector público, fijando como plazo máximo el 30 de octubre de este mismo año. Dichos plazos provienen de normativas establecidas por los Estados Miembro de la Comisión Europea, cuyo impulso aprovecha el Gobierno Español para implantar el DNI electrónico y para promocionar la factura electrónica como motor de modernización de la empresa española.

Los argumentos en pro de la factura electrónica son tajantes: Eficiencia y Ecología, dos motivos más que convincentes para aceptar de nuestros proveedores una factura digital, válida para auditorías y para archivarlas en soporte digital, menos costoso, más seguro y muy práctico para ahorrar espacio en nuestras oficinas o almacenes. La reunión antes mencionada concluye con una decisión de “caza y captura” de soluciones adecuadas a las especificaciones y presupuestos de la empresa. Pocos meses más tarde, tras una breve y exitosa implementación, Remica envía sus facturas electrónicas a un 20 % de sus clientes.

Factura Electrónica ¿Merece la pena el esfuerzo?

Los beneficios de la factura electrónica son numerosos y todos de peso. Empezando porque permite conformarse a la legislación: la empresa emisora de facturas a clientes nacionales o internacionales, privados o públicos, recibe a la auditoría con tranquilidad y confianza de que todo está en regla. En segundo lugar, la satisfacción de sus empleados, porque su trabajo se ha convertido en una experiencia más interesante y menos recurrente: la tecnología les permite ser más eficientes y servir mejor a sus clientes. Por otro lado, la rapidez y precisión en la recepción de las facturas en el cliente: ya no hay confusión ni factura no recibida ni errores posibles. Su contabilidad de proveedores está al día y los pagos pueden realizarse sin retrasos involuntarios. La imagen de la empresa se ve mejorada, dotándose de modernidad y profesionalidad en la comunicación con sus clientes. El cobro más rápido mejora la tesorería de la empresa lo que satisface al director financiero en el análisis de su ratio de Periodo Medio de Cobro (DSO).

La atención al cliente es mejor, porque las consultas posteriores a facturas por clientes o auditorías son rápidas y fáciles gracias al archivo electrónico con sistema de indexación de palabras clave. Y en cuanto a la seguridad… es mucho más difícil corromper un documento digital con sistema de firma electrónica en un archivo protegido dentro de un sistema seguro, que entrar en una carpeta A-Z y modificar o extraviar un documento en papel.

Por fin, el medioambiente: aunque existan contra argumentos de peso, el lado verde de la digitalización de la factura cobra todo su sentido cuando leemos estudios que nos afirman cosas como “3 hojas de papel A4 se producen con un mínimo de 1 litro de agua – Cada empleado usa una media de 10.000 hojas al año (333 litros; casi un árbol, unos 130 kgs de CO2 por cada empleado)”; “cada cartucho de tóner crea cerca de 5 kg de CO2 – En Reino Unido supone 480.000 toneladas de CO2”; “La impresión es el segundo origen de polución en USA, sólo sobrepasado por la polución de los coches”, etc.

Ahora bien, para ser honestos tenemos que mencionar que los proveedores de soluciones digitales, también tienen la labor pendiente de dar métricas del impacto de sus equipos e  infraestructuras. Empezando por los grandes como Google, Nokia, Dell, Microsoft,  Facebook, e incluso la propia SAP. El gasto energético de sus servidores, componentes, plataformas, deben ser medidos y controlados, dando el ejemplo a los demás actores y reduciendo de verdad su huella de carbono. No es misión imposible, sólo cuestión de poco tiempo, gracias a la presión de los usuarios finales: todos queremos ser amigables con el medio ambiente, pero sabemos que, a nivel global, las TIC suponen el 2% de las emisiones globales de gases de efecto invernadero. Según Gartner, esta cifra es equivalente al sector de aviación civil al completo. Existen más datos inquietantes sobre el impacto de las TIC, como el siguiente: una simple búsqueda en Google tiene su impacto: 0,2 gramos de CO2. O lo que es lo mismo, un millar de búsquedas contamina tanto como conducir un coche durante un kilómetro. (Fuente: cinco días)

¿Y los ahorros? Su importancia varía en función del número de facturas electrónicas enviadas. Otro factor importante es también el coste de la implantación de la solución elegida o el coste por uso de dicha solución si es modo SaaS. Pero, aunque no todos los ahorros se aprecien a corto plazo, son importantes. Según Gartner, el coste de una factura en papel ronda los 3 euros. El ahorro en una factura electrónica puede alcanzar el 66%. Según AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial), el coste de la factura electrónica es de 0,22€ frente a 3,07€ para el emisor, y de 0,71€ frente a 3,57€ para el receptor.

Tantos beneficios no permiten dudar sobre si compensa o no.

¿Cómo proceder entonces?

Según algunos clientes de Esker como Remica, Kavo Dental, Thomson Reuters-Aranzadi o

Anuntis Segundamano, la aceptación de la factura electrónica por los clientes pasa por un esfuerzo de comunicación por parte del departamento administrativo correspondiente. Si en principio la mayor parte de ellos comprenden que la factura electrónica es ventajosa tanto para la parte emisora como para la receptora, no dejan de tener un profundo desconocimiento sobre ella lo que retrasa la decisión de aceptación. Además, la decisión de cada empresa de facturar o no a sus clientes en formato electrónico depende del tipo de clientes que tiene: puede que algunos no tengan siquiera acceso a Internet y menos una cuenta de correo.

También habrá que contar con los rezagados “por interés”: los que prefieren seguir con el formato papel para poder recurrir a la excusa del “no recibido” para demorar el pago. Pero poco a poco, y dentro de menos tiempo de lo que pensamos, éstos serán una minoría por puro proceso natural de selección en un mercado que sólo deja vivir las empresas más competitivas, es decir, las que optimizan (modernizan) sus procesos.

Volviendo a nuestra pregunta de cómo proceder para llegar a una masa crítica de aceptación de la factura electrónica y obtener los retornos sobre la inversión esperados, repetimos: es imprescindible preparar con antelación un plan de comunicación a clientes, que puede incluir iniciativas como: envío de carta de información, presentación personalizada o en grupo, visitas, llamadas telefónicas y atención telefónica posterior, información permanente en una intranet con acceso restringido a clientes, con un contacto para dudas, FAQs, links externos, documentos sobre el tema.

También se puede pensar en programas de incentivos, ofreciendo descuentos por adopción del formato electrónico, o créditos (puntos) para otros programas de incentivos más globales pensados a nivel de empresa.

Más allá de la Factura Electrónica

Lo mejor de tener este proceso resuelto es que se puede aprovechar la firma electrónica para otros documentos como, por ejemplo, el recibo de nómina de sus empleados. Empezar por un departamento (el financiero o de administración de ventas) para seguir con otros cuya gestión depende de un flujo documental de salida, como el de Recursos Humanos, hace avanzar la modernización de la gestión empresarial, el ahorro, la satisfacción del empleado y del receptor, y por supuesto la reducción de la huella medioambiental. El camino perfecto hacia la empresa soñada: sin papel y sin trastos de la época papelera.